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TalkTalk 電信集團使用 Microsoft 365 轉型公司以激發創意與協同合作

“Microsoft 365幫助我們將遠端和彈性的工作型態擴展到每位員工,為我們帶來文化上的變革。”

-TalkTalk 電信集團首席人資長  Mark Dickinson

 

為了在競爭的市場中取得領先,英國電信供應商 TalkTalk 電信集團正在藉由改造工作空間和翻新科技工具,來進行工作文化上的轉型。公司搬到了一個開放式的樓層辦公室,為員工配備了Microsoft 365企業版,藉此讓他們在工作上更有創造力,並在任何地方都以安全的方式協同合作。員工得以自己想要的方式工作,自由地分享想法、培養創造力,並為在激烈的市場中取得領先來提供更好的想法和創意。

激盪新想法,在競爭中脫穎而出

從全世界的人手中共有 20 億台智慧型手機,到有 60 億顆眼球盯著網際網路世界的現象來看,你會認為這是發展電信事業的好時機。這確實是如此,但也有艱難的挑戰。市場競爭非常激烈,如果你是英國的 TalkTalk 電信集團—一個規模較小的電信供應商,你沒有大量的預算來進行大規模基礎設施的擴張和花俏的廣告製作。「我們無法比其他競爭者投入更多花費,因為我們在市場上是一個規模較小的企業,所以我們必須要激盪出新想法、找出我們的優勢來取勝。」TalkTalk 電信集團的首席技術長 Gary Steen 表示。「這就是為什麼我們非常注重員工如何以創意和不同的思考來處理問題。」

TalkTalk 是英國電信服務中有價值的供應商。對於消費者來說,它提供了有線電話、寬頻、電視和行動服務。對於企業來說,它提供了跨越網際網路、資料、語音和行動化的全套產品及服務。TalkTalk 的使命是為大家提供物美價廉、可靠、簡單、公平的服務。

在 2015 年,TalkTalk 的管理階層意識到其傳統的工作文化正在阻礙創新,這些創新包含 Steen 定義的開發新服務、進行別出心裁的廣告宣傳活動,並在客戶反映之前預測到他們的需求。過去,員工必須在辦公室完成工作,所有重要的決定都必須通過倫敦總部,這是令人沮喪的,因為有 2/3 員工是在 330 公里以外的曼徹斯特工作,該公司的電子郵件和會議工具會因此被侷限而難以使用。

TalkTalk 電信集團的同仁系統總監 Andrew Dacomb 表示:「員工們顯然希望能在雲端上分享和協作檔案,但我們的工具限制了我們的工作方式。」

新的工作型態,新的工作工具

TalkTalk 著手將其工作文化和技術現代化,並將此專案稱為「Greater Place to Work」。它將曼徹斯特的一家老舊肥皂工廠翻新為辦公室。該辦公室設有80個「街區」,其中包含不同事業團隊的彈性工作空間、40 個會議空間、30 個私人工作艙和小房間,以及各種多用途的專案空間。整個工作場域都能連接到 Wi-Fi。辦公桌比人員數量還少,所以員工需要創造性地思考工作地點。這個新辦公室的目標是鼓勵員工互相交流、協作、分享想法,甚至是在家裡工作時。

「在英國,特別是在我們這個行業,有一個強而有力的舉措,也就是提供彈性的工作選擇—在家工作、分班工作、緊縮的工作週—而如果我們想吸引最優秀的人才,我們就需要提供以上這些選擇。」Dacombe 說。「讓員工在辦公室以外的環境也能充滿生產力,就是我們『Greater Place to Work』專案的關鍵目標。」

當然,除了舒適的沙發和咖啡設備以外,TalkTalk 需要賦予員工更多。TalkTalk 的2500 名員工還需要藉由科技,讓他們不管在任何地點、在家或在路上,或是任何倫敦與曼徹斯特兩地員工的每日合作上,都能展現彈性又流暢的工作型態。

TalkTalk 選擇 Microsoft 365 企業版作為其現代工作型態的核心。Microsoft 365 企業版結合了 Microsoft Office 365、Windows 10 企業版,和 Microsoft Enterprise Mobility + Security (EMS)。

為了確保成功,TalkTalk 決定先專注於其中幾項 Microsoft 365 服務—電子郵件、會議功能、檔案共享和行動裝置管理。它還使用了強大的微軟 FastTrack 服務。FastTrack 團隊將電子郵件移轉到 Microsoft Exchange Online,並透過隨選即用(資料流和虛擬化技術)設置 Office 365 專業增強版,將數以千計的檔案移轉到商務用OneDrive,讓所有人都開始使用商務用 Skype,並將幾千個行動裝置連接到 Microsoft Intune。

「這是一項嚴峻的工作,但 FastTrack 團隊做得相當出色,提供的協助甚至遠遠超過我們的預期。」TalkTalk 電信集團的 Office 365 專案經理John Gaskell表示。「在 FastTrack 團隊的幫助下,我們在最初的重點領域做得很好,這使我們有能力推出其他 Microsoft 365 的功能,並為升級到 Microsoft 365 E5 提供了一個業務案例。」Microsoft 365 E5 包含更進階的安全軟體和電話語音功能。

員工使用這些新數位工具的程度,讓 Gaskell 和其他同事們大吃一驚。「我們有極好的 Office 365 使用率:在前三個月內,Skype for Business Online 有高達 20% 的使用率並持續增長,130 萬個檔案和 4.2 TB 的資料被上載到商務用 OneDrive,和近 99%  的員工積極使用 Office 365。」Gaskell 說。「我們給員工的越多,他們想要的越多;使用額外的 Office 365 服務(如 Power BI 和 Teams)成為員工的一個龐大願望,這與一般 IT 需要推動使用者採用新工具的典型場景相去甚遠。

將遠端和彈性的工作型態擴展到每位員工

先將少量的 Microsoft 365 服務導入給 TalkTalk 所有 2500 名員工後,已經帶來轉變。「我們過去試著嘗試遠端和彈性工作的想法,但一直未能實現。」TalkTalk 電信集團的首席人資長 Mark Dickinson 表示。「這只是少數人,而不是很多人。Microsoft 365 幫助我們將遠端和彈性的工作型態擴展到每位員工,為我們帶來工作文化上的轉型。」

在任何時候,Gaskell 估計,相較傳統的辦公桌,有 40% 的 TalkTalk 員工是以彈性、行動話的方式工作。

在 Dickinson 的人力資源領域,員工們使用 Skype for Business Online 參與每天非正式的臨時談話。「我們正試圖將決策和權力從總公司轉移到最接近問題和最有能力貢獻的人身上。」Dickinson 說。「藉由 Skype for Business Online,可以在不需支付昂貴的旅費下,輕鬆且快速地將相關人員集合起來。」。在資源運用方面,這意味著我們可以更快地聘用擁有合適技能的員工,並更有效地運用他們。

Dacombe 額外補充:「商務用 OneDrive 提供給員工的儲存空間是超越他們永遠需要的,擺脫了上千個使用其他檔案共用工具的帳戶來提高安全性,而員工無需在企業授權的裝置上也可讀取檔案。在 OneDrive 中輕鬆存取、共用和協作檔案的功能加快了我們的工作和決策。而因為有了 Microsoft 365,行動辦公與辦公室辦公的界線與隔閡消失了。」

在 TalkTalk 工作的一個關鍵價值是「我們可以在這裡做自己。」支持此價值的關鍵是讓員工可以在自己想要的任何時間和地點工作。而 TalkTalk 就是使用 Microsoft 365 來實現這一價值。例如,當公司搬遷其在曼徹斯特的辦公室時,這給 Dickinson 的大部分團隊帶來了更長的通勤時間。公司能留住這些員工的唯一辦法就是讓他們每週在家工作數天。「多虧了 Microsoft 365,我們所有的團隊都留任了,因為它成功地幫助我們發揮在家工作的能力。」Dickinson說。

使用無處不在的內建安全來保護事業

信任員工可以在遠端和行動裝置上工作的前提,就是需要先相信資料是安全的。TalkTalk 正在為所有經公司認證的攜帶型電腦設定合乎標準的 Windows 10 企業版,它可以為應用程式和設備級安全提供諸如  BitLocker、Credential Guard和Device Guard。

TalkTalk 在 Intune 增加了作業系統等級的安全性,IT 人員可以藉由它,讓員工在使用他們所選擇的裝置和應用程式的同時保護公司資訊。「當您啟用 Enterprise Mobility + Security的工具,例如用 Intune 控制行動裝置,和一些複雜的功能如多因素身份驗證和條件式存取,Microsoft 365 會是一個非常令人信服的提供者。」Dacombe 說。

多因素身份驗證和條件式存取是利用 Microsoft Azure Active Directory Premium和Intune 的技術,這也是 Enterprise Mobility + Security 的一部份。多因素身份驗證加強了身份存取,條件式存取有助於確保員工只能由經過授權的裝置存取 Office 365 服務。

TalkTalk 為所有 2500 名員工啟用了 Office 365 訴訟保留功能,Gaskell 說這一功能是「在資訊安全上的巨大勝利」,因為它比公司以前使用的解決方案更容易使用,成本也更低。

Skype for Business Online 也為電話會議提供了更高的安全性,以確定參與者是透過 網際網路或有線電話連接加入。

在雲端電子郵件、會議、檔案共享和行動裝置管理成功到位的情況下,TalkTalk 正繼續忙於推出其他 Microsoft 365 服務, 如 Microsoft Teams、SharePoint Online 和Azure Active Directory 單一登入。「我們今天的工作環境變得更加開放、包容、有活力,這都多虧了我們的新辦公室和 Microsoft 365。」Gaskell 說。「員工們喜歡來上班,不管是在辦公室還是在家,而這種熱忱正是可以讓我們贏得市場的關鍵。」

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