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臺南市政府警察局 打造六都第一的視訊會議系統

臺南市政府警察局導入Microsoft Skype for Business後大幅節省成本、提升工作效率和服務效益

「科技建警、服務優先」的警政策略在臺南市政府警察局有最佳體現,透過視訊會議系統的佈建,以網路代替馬路,不僅節省多項成本費用,也提升了整體組織的運作效率,強化執行勤、業務時的溝通速度和品質。

相較於其他5都佈建層級止於分局的作法,臺南市政府警察局創下全台首例,以Microsoft Skype for Business自建最符合需求的視訊會議系統,而且全面涵蓋所屬機關包括16個分局、5個大隊及147個分駐(派出)所,應用範圍除了內部會議與教育訓練,更擴大至治安、交通與服務。臺南市政府警察局表示:「大家都有推動視訊會議的想法,因為使用好的科技來打擊犯罪及為民服務是共同目標。而在數位化的過程裡,透過Microsoft的強大科技力量,把想法快速地付諸行動。」

省下百萬!ㄧ年即回收建置成本

臺南市的地形環境依山傍海,人口分佈相當懸殊,位於南邊鄰接高雄的市中心既是市政府所在地,亦是人口集中的主要區域,距離臺南市政府警察局局本部所在的新營至少一個小時車程。每週、每月定期及因應特殊勤務在局本部召開的會議也因而衍生許多潛藏風險,例如:分局長因開會無法坐鎮指揮導致的隱形治安成本,或是舟車勞頓造成的交通安全成本。

黃宗仁局長先前任職航空警察局時,就曾親身體驗視訊會議的便利與效率,去(105)年走馬上任後,立即著手推動視訊會議系統的建置,由臺南市政府警察局艾鵬副局長負責領軍,以短短半年時間進行產品的遴選及評測,確定採用Skype for Business之後,透過合作夥伴精誠軟體的全力支援,順利完成概念驗證、系統測試、建置上線等緊湊作業。

Skype for Business的建置費用是其他遴選品牌的一半,而且會議室數量無上限,並可同時容納250個單位進入單一會議室,相較於其他遴選品牌光是單一會議室授權就要數十萬,投資效益顯而易見。此外,根據臺南市政府警察局資訊室的測試結果,Skype for Business支援PC、MAC、平板電腦和手機等裝置,在影音流暢度、機動性、功能性也有卓越表現。

光是今(106)年上半年,臺南市政府警察局本局就已舉行107場視訊會議,包含遠端在內的與會人數超過2萬人。據估算,每年可節省的交通費和誤餐費達100多萬,以投資報酬率而言,等於不到1年就已回本。

遠距同步,讓跨單位合作零死角

除了經省成本,更值得一提的是這個解決方案帶來多元化的應用模式與大幅提升的運作效率。Skype for Business在臺南市政府警察局的應用涵蓋日常及特殊勤業務會議、防災指揮、教育訓練、選填志願、同步頒獎及空拍視訊…等。

目前幾乎所有內部會議及教育訓練都可透過Skype for Business進行。例如:學科常年訓練以往都集中在局本部禮堂聽講,現改為在各分局以視訊會議聽課,上課內容全程錄影並轉檔至E化學習網站,即使員警因故請假也能參訓。尤其在有突發性或急迫性、必須會辦各相關單位的公文及協調工作,更能展現視訊會議系統零距離的優勢,就連非臺南市政府警察局所屬單位也能透過會議授權,以個人版Skype參與會議。

以今年5月舉辦的南部地區萬安演習為例,臺南市政府警察局事前邀集市政府、內政部警政署及軍方共約二、三十個相關單位召開協調會,參加人員可就近選擇位於局本部或鄰近市政府的第五分局會議室進行視訊連線。演習當日服勤人員除了在制高點使用M-Police警用行動電腦外,同時使用手機的Skype程式同步傳送影音畫面。臺南市政府警察局資訊室郭富忠主任說明,本視訊系統的建置完成,是天時(長官決心)、地利(共用監視器專線線路)、人和(團隊合作)組合而成,它能彈性結合勤業務需求,充分呈現「俗且大碗」的高經濟效益,透過Skype手機程式可直接回傳至指揮中心,不但更為同步,也是特殊維安勤務的備用機制。

與時俱進,持續優化服務和作業效能

根據內政部警政署的調查,臺南市的治安滿意度連續22季位居全國第一,除了「不吃案、不美化、不匿報」的堅持讓市民感到安心,警政服務的效率和品質也不在話下,透過Skype for Business打造的視訊會議系統也帶來新助力,應用成果獲得多方肯定,除了市議員建議市政府其他局處跟進,就連其他縣市政府警察局也前來觀摩及諮詢。臺南市政府警察局更進一步強化視訊會議系統和監視器、M-Police警用行動電腦的整合,發揮更強大的救災救難能力。此外,警務人員若因流行傳染疾病或其他原因導致必須隔離,也能透過視訊會議系統保持協同合作,工作不會因此停擺,減輕人力調度的壓力。

黃宗仁局長表示:「在各種災難現場,第一時間抵達的通常是轄區員警,即使地點偏遠或交通受困,也能透過視訊會議系統即時傳遞現場資訊。我們期望這些打擊犯罪的科技、設備與觀念平時用於為民服務,災難發生時則可成為協助現場和指揮中心的最佳利器。」

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