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上海私立蒙特梭利幼稚園:利用 Office365 實現多點、多部門、多園區間的互聯互通

Office 365 是滿足我們平滑遷移到雲端的解決方案。學校員工將所有的資料保存到 Office 365 平台中,就可以隨時隨地編輯和查閱,並且實現了資料的集中管理。教師職工通過 Office 365 可以將郵件、日曆、通訊錄和任務同步到多個設備中,包括移動設備,每封郵件和每個任務都會有提醒。隨著幼稚園的快速發展,Office 365 能讓我們不需要投入很大的資金部署網路環境,直接享受 Office 365 提供的各種優越的服務和高級的功能。”
賈成敏,網路部經理,上海私立蒙特梭利幼稚園

 

上海私立蒙特梭利幼稚園在建校之初,就懷揣夢想,希望創辦一所風 格獨特、創造機遇的學校。蒙特梭利教育法正是實現這一夢想的途徑。引 進不同觀念、發展蒙特梭利教育於當地的影響也是辦學宗旨之一。
上海私立蒙特梭利幼稚園,因在上海創辦首家純正的蒙特梭利理念的 雙認證蒙氏教育機構,而廣受蒙特梭利教育界以及中國教育界的稱讚。上 海私立蒙特梭利幼稚園將一如既往,在確保教學品質的前提下抓住機遇發 展辦學。
幼稚園現在已經在上海設立三 3 所自有校舍,未來幾年將在上海及周邊 地區開設更多只有校舍,並逐步延伸到國際小學教育領域。
上海私立蒙特梭利幼稚園在不斷拓展的過程中,成功利用微軟 Office 365 解決了多點、多部門、多園區與總部之間的互聯互通。

 

應用背景
上海私立蒙特梭利幼稚園的管理人員,經常在各分園之間奔走工作,希望統一管理 辦公文檔,隨處可以訪問。幼稚園員工和老師的郵件、日曆、通訊錄等資訊的更新和同 步比較麻煩,各分園間缺少有效的即時溝通和會議方式。因此,需要一種一體化的共用、 協作和溝通解決方案,改善現在的工作方式。

• 希望集中管理工作文件檔
上海私立蒙特梭利幼稚園的管理人員需要在各個分園間來回奔波,辦公時的文檔大部分以電子文檔的形式,存儲在各分園的本機伺服器中,管理人員在其他地方將無法訪問這些文檔。若有未完成的文檔,只能用移動存儲設置拷貝,帶到下一個辦公地點繼續 完成。如果移動存儲設置損壞,管理人員將無法繼續工作。即使留存備份,當本機伺服器中的文檔內容有更新,那麼存儲設置中的文檔將無法自動同步,就會出現同一文檔多版本的情況。

• 希望同步各園區的員工郵件、日曆和通訊錄等資訊
上海私立蒙特梭利幼稚園有三 3 個分園,每個分園都建有整套的運營運班子,各分園之間的郵件系統、通訊資訊、校務安排等都是分開進行管理的,所以想要統一運行和維護 更新就非常困難。如若某人的聯繫資訊發生變化,由於無法及時使所有人更新,就會出現溝通不順暢的情況。希望採用新的方式,統一管理和更新人員的通訊錄、郵件和日曆。

• 希望招聘國外的教師,儲備優秀師資
上海私立蒙特梭利幼稚園的教育理念先進,需要更多優秀的國外師資力量。他們希望有一個多方的、跨國的高畫質清視訊頻溝通解決方案,可以與國外一些擁有相關經驗的資深教師面對面交流,實現遠端面試和招聘,不斷補充師資的儲備。

• 希望建立統一的網路環境
幼稚園行業在 IT 部署上的投入比較少,有些幼稚園並沒有網路伺服器服務器環境。上海私立蒙特梭利幼稚園致力的經營方向是建立連鎖型的幼稚園,當兼併或增開新的分園時,希望減少購置新的網路服務設備、聘請專業的 IT 維護人員的額外費用,同時使新的分園快速採用與其他園區一致的解決方案。

解決方案
上海私立蒙特梭利幼稚園在瞭解了 Office 365 的服務、性價比和實施難度之後,最 終選擇它來優化和推進日常辦公。

SharePoint Online 統一管理文檔和資料
Office 365 的 SharePoint Online 為上海私立蒙特梭利幼稚園提供了一個公用的雲端存儲平台平臺,每位元教職人員都可以將處理好的視頻、音訊、圖片、文檔等內容分類存放在其中,所有人都可以根據自己的許可權進行查看。即使管理人員在不同的辦公地點,也可以訪問存放在雲端的文檔查看或繼續編輯。文檔版本的唯一性和在各種設備上訪問時的更新都得以保證。

Exchange Online 在各種設備中同步郵件、日曆和連絡人
上海私立蒙特梭利幼稚園的各園區均統一採用了 Exchange Online。各園中的教職員工的郵件、聯繫資訊和排程都可以即時同步到自己的電腦或手機上。
總部可以為各個分園安排事務和分配教學任務,管理人員正在逐步使用移動設備進行移動辦公,他們可以在各園任務的執行期間隨時隨地查看完成進度。
而且各分園的會議室資源也進行了有效的整合,任何員工可以異地預定其他分園的會議室,不必親自到場,就可以提前安排好前期會務工作。

Skype for Business 跨國跨時區的高畫質清視訊會議
通過 Office 365 中的 Skype for Business,上海私立蒙特梭利幼稚園實現了跨國、跨時區的高畫質清視訊會議。園區的管理人員可以隨時邀請國外相關教師進行初步溝通,整理出候選教師的資料,再組織管理層領導一同與候選教師進行遠端視訊頻面試。國外的候選老師可以共用他們的桌面,展示他們的簡歷和作品,總部或分園的管理人員可以在自己的電腦上查看資訊,也可以在會議室大螢幕放出,讓所有與會者都能看到。
員工還可以將 Skype for Business 安裝到平板或智慧手機等移動設備上,如分園遇到突發事件,可以立即與管理人員召開緊急會議,將現場情況通過移動設備的鏡頭攝像頭傳送出去,迅速下達處理意見。

基於託管方式的 Office 365 部署
基於託管方式的 Office 365,能夠為上海私立蒙特梭利幼稚園現在所開設的三 3 個分園的系統全面運轉提供保證,各個分園都能獲得來自微軟全球技術支援中心的 7*24 小時多管道專業服務保障,當遇到緊急和難點技術故障時,可享受到微軟專業技術服務人員的直接服務,使幼稚園獲得穩定可靠的辦公環境。

優勢與收益
上海私立蒙特梭利幼稚園通過 Office 365 的靈活服務、郵件和資訊的同步、高品質的視訊音視頻溝通,輕鬆實現全園員工的個人資訊與雲端辦公的統一管理,增強了拓展新業務的信心。

節省文檔存取時間,保障資料規範和安全
Office 365 使上海私立蒙特梭利幼稚園向著移動辦公的方向邁出了一大步。管理人員在平板或智慧手機等移動設備上,可以隨時調取所有電子化的檔案,查看報告資料。大大節省了管理人員在分園間反覆反復奔波的時間、精力和成本。
雖然所有分園的資料存放在一起,但因工作人員的許可權不同,所以在保證工作人員可以隨時隨地訪問的同時,保證了資料的規範性和安全性。

保證各園區資訊的及時同步
Office 365 幫助上海私立蒙特梭利幼稚園解決了郵件、通訊錄和排程的同步問題。所有教職工的通訊錄、日曆、郵件等資訊及會議室資源都由總部統一管理,事務安排有任何變化都可以清晰顯示在電腦、手機或平板上,方便管理人員及時上傳下達。

提高溝通效率,節省溝通成本
借助 Skype for Business 高畫質清視訊會議,上海私立蒙特梭利幼稚園可以讓各園之間、國內與國外實現無縫溝通。教職員工可以通過電腦、平板或智慧手機等移動設備,隨時隨地參加音視訊會議。Office 365 的 Skype for Business 能夠極大地幫助上海私立蒙特梭利幼稚園提高溝通效率,降低差旅成本和國際長途通話成本。

節省 IT 投資,隨需擴展應用
上海私立蒙特梭利幼稚園在兼併或拓展新的分園時,並不需要投入很大的資金用於 部署網路環境,也無需配備專業的網路維運運維人員來維護網路服務,直接就可以將現有的 基於 Office 365 的各種應用和優越的服務擴展到新的園區,所有軟體的更新升級也能自 動完成,保持分校之間採用一致的 IT 辦公環境,使拓展業務的 IT 成本完全可控。

 

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