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華為藉助 Office 365 大大提高辦公效率,實現跨地域、跨語言、跨終端的辦公協作

華為技術有限公司(以下簡稱“華為”)是全球領先的信息與通信技術(ICT)解決方案供應商,專注於ICT 領域,堅持穩健經營、持續創新、開放合作,在電信運營商、企業、終端和雲計算等領域構築了端到端的解決方案優勢,為運營商客戶、企業客戶和消費者提供有競爭力的ICT 解決方案、產品和服務,並致力於使能未來信息社會、構建更美好的全聯接世界。目前,華為約有 18 萬名員工,業務遍及全球 170 多個國家和地區,服務全世界三分之一以上的人口。

華為和運營商一起,在全球建設了 1,500 多張網絡,幫助世界超過三分之一的人口實現聯接。華為和企業客戶一起,以開放的雲計算和敏捷的企業網絡,助力平安城市、金融、交通、能源等領域實現高效運營和敏捷創新。華為智能終端和智能手機,正在幫助人們享受高品質的數字工作、生活和娛樂體驗。
華為堅持以客戶為中心、以奮鬥者為本,持續改善公司治理架構、組織、流程和考核,使公司長期保持有效增長。

公司設立基於客戶、產品和區域三個緯度的組織架構,各組織共同為客戶創造價值,對公司的財務績效有效增長、市場競爭力提升和客戶滿意度負責。
產品與解決方案是公司面向運營商及企業/行業客戶提供 ICT 融合解決方案的組織,負責產品的規劃、開發交付和產品競爭力構建,創造更好的用戶體驗,支持商業成功。

華為在為全球範圍的客戶提供解決方案時,面臨跨地域的協作和溝通挑戰。在微軟先進的現代化工作模式的支持下,華為能夠在不同國家和地區之間進行協作配合,順暢地實現全球投標和項目交付。

應用背景
2017 年 7 月 20 日,美國《財富》雜誌發布新一期世界 500 強排行榜,中國公司上榜數量繼續增長達 110 家,其中最矚目的要數華為——大幅上升至第 129 位。快速發展的華為業務規模覆蓋全球,同時也面臨著跨國業務協作的挑戰。

● 僅依賴郵件難以實現內部文檔協作
華為在全球範圍為客戶提供服務,接到客戶標書後,需要調動產品線、服務線、商法線、財經線、客戶線的人員參加開工會,了解項目情況,分派任務和資料。在確定了標書的項目方案框架後,會將任務進行拆分,組織標書開發團隊完成標書的開發。
在這個過程中,標書文檔在員工自己的電腦上完成初稿設計,然後通過郵件傳遞給相關人員進行審核,再通過郵件反饋修改意見,經過反复的修改,最終形成終稿。這種方式的挑戰是:依賴郵件難以形成真正的協作,文檔在傳遞過程中存在多種版本,容易導致不一致和錯漏,需要反复確認。

華為對資源搜索、文檔的拆分、共享、協同編輯、對比、審閱、版本管理、合併等提出了更高的要求,希望突破傳統方式,建立跨地域、跨語言、跨終端的協作、溝通和資源共享平台。

● 與合作夥伴、分包商、客戶之間的外部協作挑戰
從項目實施到最終交付,華為需要精確地管理項目進展,與合作夥伴、分包商和客戶及時溝通,傳遞文檔和資料。這種與外部之間的協作,主要是在郵件基礎上進行的,它的弊端極為明顯。比如,由分包商運輸公司製作的基站運輸材料的文檔,通過郵件傳遞給華為的項目對接人員,對接人員需要再將這些文檔轉給內部的其他人員,缺乏統一的管理和共享。在項目交付時,會形成大量的交付文檔,受郵件附件大小的限制,難以一次性交付所有資料;借助第三方網盤,又存在安全隱患,會為客戶帶來不必要的擔憂。
項目進行過程中,各個部門的項目經理、業務人員需要與分包商和客戶及時溝通,跨境項目的人員之間語言不通是影響順暢溝通的一個挑戰,項目文檔的翻譯同樣面臨巨大的工作量。
華為迫切需要在安全可控的範圍內,實現與外部用戶之間的資料共享、協作和順暢溝通。

● 移動辦公與安全的挑戰
華為的業務人員經常在各地出差,需要精良便攜的裝備完成工作。同時,移動辦公還需要對重要文檔和信息安全予以保護,確保公司的商業機密和客戶資料不會因為疏忽而洩露。

● 解決方案
微軟 Modern Workplace 是一套跨地域的現代化工作模式解決方案,它由 Office 365 雲端協作平台和 Windows 10 組成,為企業構建安全可靠的雲協作工作環境。微軟的雲端服務提供了良好的開發接口,可以與用戶現有的系統進行深度集成,從而使客戶在熟悉的工作環境裡獲得云端協作帶來的便捷。

● Modern Workplace 團隊溝通和文檔協作
在Modern Workplace 解決方案中,SharePoint 是核心的雲協作服務,可與Office 客戶端應用一起建立無縫的文檔編輯和共享協作體驗,為企業提供龐大的知識庫和資源庫,建立企業級的內容搜索,實現雲端文檔共享、協作編輯、內容更新和版本管理。最新版的 Office 客戶端組件 Word 能夠在文檔拆分、合併、審閱比較等方面提供最佳解決方案。

● Modern Workplace 外部協作與共享
Modern Workplace 通過 Office 365,支持不同企業之間的協作,可實現對外部用戶的文檔共享,使受邀用戶獲得訪問權限,確保了文檔在安全環境中得到有效管理。
此外,Office 365 支持全球範圍的高速訪問,由微軟部署在全球各地的數據中心提供技術支持、運維保障和安全,確保跨國業務和協作的順利進行。微軟的 Azure 翻譯服務提供了 API 接口,可與用戶的系統和 Modern Workplace 集成,實現對文檔內容、實時溝通信息的翻譯。

● Modern Workplace 移動辦公
在 Modern Workplace 解決方案中,Surface平板電腦是理想的移動辦公設備,更可在強大的 Windows 10 系統的支持下,極大地提高移動辦公的生產力。 Windows 10 可提供便捷安全的生物特徵登錄,內置了 Windows Defender 安全中心,確保移動辦公由里到外的安全。

優勢與收益
華為在採用微軟Modern Workplace 現代化工作模式解決方案後,將其中的SharePoint 服務與華為的i-Sales 系統進行集成,將Azure 翻譯服務與華為的桌面端eSpace 和移動端的WeLink 進行集成,從而實現微軟解決方案與華為業務系統的深度整合,在國際投標和項目交付上的溝通協作能力大幅提升。

● 顯著提升內部協作能力
華為在自己的業務系統中,可快速建立項目協作空間,將來自不同地區和部門的員工組織成一個虛擬團隊,共享標書相關資料,使溝通和信息流轉效率大幅提升。
通過SharePoint 服務的文檔庫同步資料與文檔,華為的項目小組成員可以利用各種設備隨時隨地訪問文檔,多人同時在線修改,查看早期版本,審閱、跟踪或合併文檔,減少不必要的文件傳遞,加快協同工作的進度。

● 提高項目交付滿意度
華為的項目團隊,在 Office 365 中發布項目管理進度跟踪文檔,使參與項目的合作夥伴和分包商根據不同的權限登錄,時刻了解項目進度,協作編輯文檔,實現統一和規範化的資源管理。在通過微軟翻譯服務解決了語言溝通的障礙後,華為與客戶和合作夥伴的溝通效率也大幅提升。
項目交付階段,華為可將各種交付文檔和培訓資料,通過 Office 365 雲端共享給客戶,便於客戶隨時訪問和下載最新資料。
憑藉在科學管理、快速響應、有效溝通、雲端交付等方面的優勢,國際客戶對華為的交付滿意度不斷上升。

● 為移動辦公保駕護航
全新的 Windows 10 與 Office 解決方案為華為的移動辦公保駕護航,提供了性能優異、深度整合、便於實施的管理和安全保護體系, 為穿梭於全球範圍的工作人員帶來便捷和安全的體驗。

原文轉自:https://www.microsoft.com/china/casestudies/details.aspx?CompanyProfileID=434

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