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研華部署 Office 365

揮別信箱塞爆 打通行動辦公之任督二脈

電子郵件對企業營運至為重要,只因不管對內或對外,都是賴以傳遞訊息的關鍵通道,萬一信箱塞爆而影響收信,也意謂商機的折損;有鑑於此,研華決定導入微軟Office 365,確保郵件暢通無虞。

成立於 1983 年的研華,憑藉軟硬體系統整合、顧客導向的設計服務,及遍佈全球的後勤支援能量,得以穩居工業電腦龍頭;因應雲端運算與物聯網 (IoT) 世代來臨,其已將「智能地球推手」列為全新願景,全力發展整合型 IoT 解決方案。

值此重大轉型時刻,研華不論面對遍及全球 90 餘據點的內部同仁,及外部夥伴或客戶,皆有愈來愈殷切的訊息傳遞需求,也期望善用行動熱潮,加速商務溝通效率,這些都得倚靠穩定順暢的電子郵件系統;但這個看似平凡的基本要求,背後卻蘊含嚴苛挑戰。

研華資訊處經理林信宏說,該公司以 Exchange2007  作為全球逾 4 千名的郵件服務樞紐,然受制於儲存容量,只能給予每人 100~500MB 信箱空間,倘若員工疏於維護個人信箱,即可能因容量用罄,導致難以繼續正常收發信件,造成訊息溝通管道的斷裂,後果著實不堪設想。

 

企業郵件雲端化 為不可逆趨勢

研華科技資訊處經理 林信宏

著眼於此,研華三年前即思考引進雲端郵件服務,亦曾評估若干解決方案,但幾經試煉,最後都以無疾而終收場。林信宏解釋,這些並非源自微軟的雲端服務,與使用者慣用的 Outlook  介面之間,不僅存在相容性的問題,更與使用者的習慣格格不入,除此之外,取得成本也略嫌偏高,並不符合研華的期盼。

在遍尋不著合適方案之際,研華資訊處得知微軟推出 Office 365 雲端服務,自然深感興趣,於是著手進行相關研究與討論,確認此項服務無論在於與使用者介面的契合度,乃至於建置成本的合理性,都更能滿足研華需求,因而決定予以導入,並以 3,000  位使用者為購置基礎,自 2013 年初正式展開佈建。

「相較於現在個人信箱僅止於 100~500MB 容量,Office 365 所提供的 25GB 空間,足足大上 200 多倍,無疑相當誘人,」林信宏指出,有了如此龐大的容量,使用者無需時時刻刻費心維護個人信箱,尤其對於出差在外的同仁,更可免除信箱突然塞爆之苦,不需緊急向資訊處越洋求救,終至將行動辦公效益發揮到極致,也連帶減輕 IT 人員負擔;因此不管對於一般同仁或 IT 管理者,雲端郵件服的到位,皆可謂莫大福音。

再者,從前若有同仁不慎誤刪重要信件,IT人員便須責無旁貸將信件救回,但背後往往涉及耗時費工的艱辛歷程,如今Office 365為每位使用者提供30GB容量的資源回收區,好讓使用者不需假手IT同仁,即可自行救回誤刪信件,也算是美事一樁。

惟轉換郵件系統茲事體大,再加上研華員工人數眾多,且營運據點散居世界各地,礙難一步到位,因此決定分為三階段導入Office 365,每階段的適用對象都為1,000 人。第一階段涵蓋北美、東北亞、東南亞、澳洲等地域,及少部分台灣員工,第二階段含括大陸與部分台灣員工,第三階段則一舉囊括其餘的台灣員工,最終Exchange 2007 便將功成身退,就此除役。

微軟悉心提供奧援 迅速化解整合難題

由於分階段導入緣故,也讓研華郵件應用環境流於複雜,以台灣總部為例,此時有的人已轉向Office 365,有的人還在Exchange 2007 環境,彼此之間的行事曆如何互通、代理人如何設定,都不免存在相容性問題。況且,研華在全球擁有多達10~20 個Domain,針對不同Domain,如何將DNS 伺服器上的MXRecord,順利轉換至Office 365 所對應的IP 位址,亦是一道極其重要的關卡。亦是一道極其重要的關卡。因應這些疑難雜症,幸而微軟Premier Support團隊悉心提供奧援,指派技術支援經理 (TAM) 到府協助解決問題,使得專案得以平順推展。

幾位 IT 同仁、搭配若干海外據點的 Key User,共同進行前期試驗 (Pilot Run),其間除察覺到上述整合難題外,也體認到使用者設定檔 (Local Profile) 的轉換,恐對使用者造成一定負擔,而資訊處礙於人力與時間限制,也不可能為成千上百位使用者逐一設定;有鑑於此,資訊處遂預先準備 SOP 文件,以期 Step by Step 引導使用者自行變更設定,此對於後續專案的推動,同樣十分重要。

此刻尚處在第一階段專案的進行式,適用對象仍屬有限,所以林信宏坦言,還無法產生具體的量化效益,但即便如此,Office 365 所帶來的好處,已開始在研華內部發酵。第一個轉變在於行動力的提升,同仁得以擺脫信箱容量大小之束縛,隨時隨地憑藉行動裝置存取信件,絕不漏接重要訊息;第二個轉變,則是因員工改採網際網路存取郵件,走的是Internet 而非較昂貴的內部網路,連帶讓企業內網頻寬獲得紓解,有利於提升 ERP、CRM 或 VoIP 等關鍵應用的運行效率。

第三個轉變,乃是隨著 Exchange 2007 逐步邁向下架,也意謂IT 人員本應承受的系統維護重擔,即將消弭於無形,因而可保留充裕的時間與心力,善加規劃資訊應用架構的優化之道,為企業做出更大貢獻。由此可見,Office 365 的導入效益,著實可見一斑。

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